In 2024 zijn er drie nieuwe medewerkers van start gegaan met werkzaamheden voor de Wet open overheid. Samen met de Woo-coordinator/contactpersoon en twee Woo-juristen en een Woo-ondersteuner is het interne behandelproces voor Woo-verzoeken geoptimaliseerd en gestroomlijnd. Zo is onder andere de juridische kwaliteit van beslissingen is verbeterd; een uitgebreide handleiding gecreëerd voor behandelaren van Woo-verzoeken en zijn de verschillende Woo-medewerkers getraind om te ondersteunen bij alle stappen van behandeling van een verzoek. Daarnaast wordt er steeds meer ingezet op actief contact met inwoners om de informatievraag beter te begrijpen, een snelle en correcte afhandeling te stimuleren en een betere relatie met inwoners te bewerkstelligen.

Openbaarmaking op verzoek (passief) - Woo-verzoek

De verzoeken onder de Woo kennen een wettelijke afhandelingstermijn van maximaal 42 dagen. In het rapport ‘Matglas’ van de Open State Foundation en Instituut Maatschappelijke Innovatie (IMI) bleek dat de gemiddelde afhandelingstermijn van verzoeken in 2023 bij de Rijksoverheid 172 dagen was. Bij slechts 17% van de verzoeken werd er binnen de beslistermijn besloten. In Deventer lag de gemiddelde afhandelingstijd van verzoeken in 2024, inclusief complexe en omvangrijke verzoeken, op 60 dagen.

17 van de 62 Woo-verzoeken zijn uiteindelijk behandeld als een gewoon informatieverzoek. Zo kreeg de indiener sneller de gevraagde informatie en hoefde de gemeente geen formele correspondentie te voeren. Dit waren over het algemeen verzoeken waar om kleine hoeveelheden informatie werd gevraagd of waar een andere oplossing soms beter paste dan een formeel informatieverzoek onder de Woo. Deze gewone informatieverzoeken werden gemiddeld binnen 12 dagen behandeld.

Openbaar maken uit eigen beweging (actief)

Er zijn 17 informatie-categorieën die de Woo verplicht voorschrijft om uit eigen beweging openbaar te maken. Deventer voldoet aan de eerste tranche die eind 2024 is ingegaan. Op de landelijke Woo-index is alle informatie gecentraliseerd te vinden. De tweede tranche van verplichte openbaarmaking staat gepland voor het laatste kwartaal van 2025. Binnen deze tranche vallen onder andere de categorieën ‘jaarplannen en -verslagen’ en ‘raadsstukken’. Beide categorieën worden door gemeente Deventer al sinds jaren openbaar gemaakt.
In 2024 zijn verder stappen gemaakt met het inventariseren van mogelijke publicatiesoftware, een plan van aanpak maken voor het lokaliseren van alle informatie categorieën binnen de verschillende teams en het uitwerken van de benodigde digitale architectuur om de actieve openbaarmaking uit te voeren.

Informatie: verwerken, archiveren en openbaar maken
Een gemeente waar informatiebeheer op orde is, weet waar documenten volgens de definitie uit de Woo (art. 2.1 en 2.2) te vinden zijn. De hoeveelheid informatie blijft echter groeien en wordt tegelijkertijd ook nog complexer: denk bijvoorbeeld aan vele vormen van digitale informatie die tegenwoordig verwerkt worden. Daaromheen ontstaat een zich telkens uitbreidend stelsel van digitale informatie wetten. Om een goed beheer van informatie te regelen is in 2024 de Chief Information Officer van start gegaan en het CIO bureau opgericht. Het CIO bureau is de verbindende schakel tussen beleidsvraagstukken, data, informatie en IT-oplossingen. Het bureau draagt verantwoordelijkheid voor visie, kaderstelling, strategie en sturing op de informatievoorziening. Binnen het CIO bureau bundelen medewerkers kennis en expertise op het gebied van informatiemanagement, architectuur, informatiebeheer, privacy en informatiebeveiliging (ISPA). De Woo-kwartiermaker werkt sinds 2024 samen met medewerkers van het CIO bureau om de Woo uit te voeren in samenhang met gerelateerde wetten zoals de Archiefwet en het Besluit Digitale Toegankelijkheid.